Kommentteja, joita usein kuulen Copilot-tilannekatsauksessa: "Käyttöasteemme on korkealla tasolla." "Emme ole mitanneet asiaa tarkemmin kuin mitä Admin Center näyttää." Ja kun käyttö osoittautuu myöhemmin ohueksi "korjataan tilanne lisäämällä koulutusta kaikille." Kaikki kolme kuulostavat järkeviltä. Microsoftin oma raportointi antaa niille syyn uskoa niin. Ongelma on siinä, mitä Admin Centerin käyttöasteluku oikeasti mittaa ja mitä se jättää kertomatta.
Kun lisenssi maksaa organisaatiolle kymmeniä euroja käyttäjää kohden kuukaudessa, käyttöaste on se luku, johon nojataan päättäessä jatkaako, laajentaako vai peruttaako sopimuksia. Väärin tulkittu luku johtaa väärään päätökseen.
Oletus 1: Käyttöasteemme on korkealla tasolla
Admin Centerin käyttöastelukema perustuu siihen, onko käyttäjä mittausjakson aikana käyttänyt Copilotia kertaakaan. Yksi promptaus riittää. Se nostaa käyttäjän tilastoon täydellä painolla, aivan samoin kuin käyttäjän, joka käyttää työkalua kymmeniä kertoja päivässä. Luku vastaa kysymykseen "avasiko käyttäjä Copilotin", ei kysymykseen "tuottaako lisenssi arvoa".
Oletus 2: Emme ole mitanneet tarkemmin, kuin mitä Admin Center näyttää
Tarkempi analysointi kohdistaa tuen oikeaan paikkaan. Admin Centerin käyttöasteluku kertoo, onko sovellusta avattu, mutta ei sitä, kuinka usein tai kuinka syvästi sitä käytetään. Kun data puretaan käyttäjäsegmenteittäin ja käyttötiheyden mukaan, näkyy sekä se, missä Copilot jo tuottaa hyötyä, että se, missä käyttö on jäänyt näennäiseksi. Ilman tätä tasoa jokainen toimenpide, koulutus, viestintä tai lisenssien uudelleenjako, tehdään arvauksen varassa.
Oletus 3: Alikäyttö korjataan koulutuksella, joka suunnataan kaikille
Yleiskoulutus tuntuu turvalliselta ratkaisulta, koska se ei vaadi kenenkään erittelyä. Käytännössä se hukkaa resursseja niihin, jotka jo käyttävät Copilotia päivittäin, ja jättää ne, joiden käyttö on satunnaista, samaan yleiskoulutukseen kuin kaikki muutkin. Kun tiedetään, kuka käyttää työkalua kerran viikossa ja kuka kymmenen kertaa päivässä, tuki voidaan kohdistaa juuri sinne, missä käyttö on jäänyt pinnalliseksi.
Mitä käyttösyvyys tarkoittaa käytännössä
Käyttösyvyyttä on vaikea tiivistää yhteen lukuun. Yksi asia on toistuvuus: onko käyttö jäänyt yhden kokeilun asteelle, vai onko siitä tullut osa päivittäistä työtä. Toinen on osaamisen taso, ja tässä kannattaa olla tarkka. Sähköpostin tiivistäminen Outlookissa on yksi asia, työn tekeminen aidosti tehokkaammin tekoälyn avulla on ihan toinen. Lisenssin arvo syntyy jälkimmäisestä. Sitten on vielä tehtävän vaativuus: tehdäänkö yksinkertaisia tiivistyksiä vai monivaiheista työnkulkua, joka korvaa aitoa käsityötä. Yhdessä nämä kertovat sen, mitä yksittäinen käyttöastelukema ei koskaan kerro: onko käyttö jäänyt kokeiluksi vai muuttunut mitattavaksi hyödyksi.
Mitä data oikeasti näyttää
Tyypillinen kuva organisaation Copilot-käytöstä, kun sitä katsotaan tarkemmin kuin Admin Centerin kokonaisluku, näyttää tältä: tehokäyttäjiä on alle 10 %. Käyttäjiä, jotka promptaavat kerran päivässä tai harvemmin, voi olla jopa 50 %. Molemmat ryhmät näkyvät raportissa samana lukuna: on käytetty.
Kokonaan käyttämättömät lisenssit tietohallinto yleensä löytää ja allokoi tarvittaessa uudelleen jo normaalissa katselmuksessa, ne näkyvät nollana ilman erillistä analyysiä. Se on vain osa ongelmaa. On huomioitava myös se joukko, joka promptaa satunnaisesti mutta riittävän usein näyttäytyäkseen "käytettynä". Tämä joukko ei koskaan nouse esiin tavanomaisessa katselmuksessa, koska se ei näytä ongelmalta.
Yhdessä asiakkuudessamme lähes 60 prosenttia lisenssikapasiteetista ei tuottanut mitattavaa arvoa, kun dataa katsottiin käyttötiheyden mukaan segmentoituna. Valtaosa näistä oli kevyen ja satunnaisen käytön lisenssejä, jotka näkyvät Admin Centerin dashboardilla ihan normaaleina. Kokonaan käyttämättömiä oli vain pieni osa. Kustannus oli silti kymmeniä tuhansia euroja vuositasolla.
Miksi tämä ratkaisee investoinnin arvon
Tekoälystä on hyötyä tietotyölle. Se ei ole kysymysmerkki. Kysymysmerkki on, tietääkö organisaatio missä hyöty jo realisoituu ja missä sitä ei vielä osata käyttää. Käyttödatan tarkempi lukeminen ratkaisee, tehdäänkö lisenssi-investoinnista oikeat johtopäätökset.
Kirjoittaja
Petteri Koski